Mudar de administradora de condomínio: como funciona

Este texto serve de base à conversa que tipicamente fazemos com condóminos do Algarve que estão a pensar mudar de administradora. Não substitui apoio jurídico individual — para o caso concreto, vale a pena consultar um advogado.

Quando faz sentido pensar nisto

A lei permite que a assembleia de condóminos decida mudar de administradora a qualquer altura, em regra sem precisar de justificar a decisão. Os motivos típicos costumam ser três: contas pouco claras (lacunas, fundo de reserva sem rastreio, dificuldade em obter documentos); falta de execução (obras decididas em assembleia que não avançam, manutenção em falta, fornecedores incumpridores tolerados); e falhas de comunicação (emails sem resposta, pouca informação sobre o estado do condomínio).

Não estamos a recomendar a mudança como solução para qualquer problema. Em muitos casos, basta uma assembleia bem preparada para resolver o conflito. O que se segue é o passo a passo para quem já decidiu que o melhor é mesmo mudar.

O processo, em quatro passos

Convocatória da assembleia. A assembleia que vai decidir a mudança tem de ser convocada com pelo menos 10 dias de antecedência (artigo 1432.º, n.º 1 do Código Civil). A convocatória pode ser enviada por carta registada — não é preciso aviso de recepção neste momento — ou entregue em mão com recibo assinado pelo condómino. Se o condomínio já tiver aceitado o uso de email para condóminos que confirmaram por escrito, esse meio também serve, com confirmação de recepção. A ordem de trabalhos tem de incluir, com palavras claras, os pontos "destituição da administração actual" e "eleição de nova administração". Pontos vagos como "outros assuntos" não chegam — qualquer decisão fora da ordem de trabalhos pode ser anulada.

Quórum, maioria e segunda convocatória. Em primeira convocatória, a decisão é tomada por maioria dos votos representativos do capital investido, contados por permilagem do título constitutivo (artigo 1432.º, n.º 3 conjugado com o artigo 1418.º). Cada fracção pesa em função da sua permilagem, não como um voto por fracção — esta é a regra mais vezes mal aplicada nas assembleias. Se em primeira convocatória não comparecer capital suficiente, a lei prevê duas vias para a segunda convocatória: nova reunião uma semana depois, no mesmo local e hora, com pelo menos 25% do valor total do prédio (n.º 4); ou nova reunião 30 minutos depois da primeira, no mesmo local, também com 25% (n.º 7, introduzido pela Lei n.º 8/2022). A escolha da via é definida na convocatória.

Eleição da nova administração no mesmo acto. A ordem de trabalhos deve passar a eleição da nova administração logo a seguir ao ponto da destituição, na mesma assembleia. Isto evita ficar sem administração entre as duas decisões — situação que pode complicar a entrega de documentos e contas. A deliberação fixa expressamente a data em que a nova administração começa funções e o prazo para a anterior entregar a documentação.

Acta, livro e comunicação aos ausentes. A acta da assembleia tem de ser passada no livro de actas do condomínio, conforme exige o artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 268/94. No fim da reunião, é lida pelo presidente e aprovada pela assembleia — a eficácia das decisões depende dessa aprovação. A acta é assinada pelo presidente e subscrita pelos condóminos presentes ou representados; a Lei n.º 8/2022 admite assinatura manuscrita, electrónica qualificada, ou declaração de concordância enviada por email à administração. As decisões têm de ser comunicadas aos condóminos que faltaram à reunião no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de recepção (artigo 1432.º). A partir dessa comunicação, quem faltou tem 90 dias para responder por escrito a manifestar concordância ou discordância — se ficar em silêncio, considera-se que aceitou. A administração que sai é notificada formalmente da decisão e tem o dever de entregar à nova administração as contas, livros, contratos em vigor, fundo comum, fundo de reserva e documentação técnica do prédio.

Os erros que podem invalidar tudo

Cinco vícios aparecem repetidamente em decisões anuladas em tribunal. Convocatória enviada com menos de 10 dias de antecedência, ou por meio que não permite provar o envio. Ordem de trabalhos sem indicar de forma clara a destituição e a eleição da nova administração — formulações vagas não bastam. Cálculo dos votos a tratar uma fracção como um voto, em vez de aplicar a permilagem do título constitutivo. Acta que não existe, que não foi lida e aprovada na própria reunião, ou que não foi passada em livro próprio. Falta de comunicação aos ausentes no prazo de 30 dias por carta registada com aviso de recepção. Qualquer um destes vícios, sozinho, basta para a decisão ser anulada em tribunal.

O prazo para impugnar a decisão em tribunal é de 60 dias, contados da data da assembleia para quem esteve presente, e da data da comunicação para quem faltou (artigo 1433.º, n.º 4 do Código Civil). Ter um advogado a acompanhar a preparação da convocatória e da assembleia reduz muito este risco.

O que faz a Condoarade

A Condoarade não presta apoio jurídico — esse trabalho é de advogado. O nosso lugar é em todas as fases operacionais que rodeiam a mudança, antes e depois da decisão. Antes da assembleia lemos o regulamento e o título constitutivo, identificamos a tabela de permilagens, ajudamos a estruturar a ordem de trabalhos com a sequência correcta de pontos, e disponibilizamos modelos de convocatória já testados em campo. Quando o condomínio ainda não tem advogado, indicamos profissionais com experiência em propriedade horizontal no Algarve.

Depois da decisão, recebemos e conferimos a documentação financeira da administração que sai, transferimos ou abrimos as contas bancárias do condomínio, fazemos o levantamento técnico do estado do prédio para definir prioridades dos primeiros 90 dias, e elaboramos o plano orçamental do exercício em curso. A diferença está em chegar antes da decisão e ficar depois dela.

Nota legal: Conteúdo informativo e factual. Não substitui apoio jurídico individual. As referências legais correspondem ao quadro vigente à data de publicação; alterações posteriores podem aplicar-se. Para o caso concreto, consulte um advogado.