Como ler as contas anuais do seu condomínio
As contas anuais são o documento mais importante que o administrador apresenta à assembleia, e quem as sabe ler vota com fundamento. Reunimos aqui os quatro documentos que convém pedir e os sinais de alerta em cada um, e no fim deixamos uma lista de 12 pontos para conferir as contas antes da assembleia anual.
Os quatro documentos a pedir
O Código Civil obriga o administrador a prestar contas todos os anos (artigo 1436.º, alínea i), mas não diz que documentos deve apresentar, e na prática um administrador profissional apresenta quatro. Se o condómino recebe só dois ou três, pode pedir formalmente o que falta e, até o receber, tem razão para suspender a aprovação.
- Mapa de despesas, com todas as despesas do exercício por rubrica e o documento de suporte de cada uma (fatura ou recibo).
- Extrato de conta-corrente bancária, exportado pelo banco, com os movimentos da conta e a data, a contraparte e o valor de cada um.
- Balancete ou mapa orçamental, que compara o orçamento previsto com o realizado e mostra os desvios.
- Demonstração do fundo comum de reserva, com o saldo de abertura, os movimentos e o saldo de fecho do fundo, à parte das contas correntes.
Nas secções seguintes explicamos o que deve constar de cada um e os sinais de alerta mais frequentes.
Quando os documentos vêm separados
Os quatro documentos acima são o mínimo, e há administradores que os dividem em sete, enviados com a convocatória, o que torna a leitura mais simples e dificulta que alguma coisa fique escondida:
- Relatório de Gestão e Contas, o texto que abre as contas, com os números principais do exercício (saldo final, fundo de reserva, dívida de condóminos, resultado líquido) e a lista das obras e reparações feitas no edifício durante o ano.
- Resumo Financeiro, com os saldos de caixa e das contas bancárias no fecho do exercício e o acumulado do fundo comum de reserva.
- Análise Orçamental, com o orçamento aprovado, lançado e liquidado por rubrica e o desvio de cada uma.
- Balanço, o documento contabilístico com o ativo, o passivo e a situação líquida do condomínio.
- Despesas (Documentos de Fornecedores), a lista de todas as faturas, agrupadas por categoria, com número do documento, fornecedor, datas e estado de pagamento.
- Dívida de Condóminos, a lista, por fração, das quotas em atraso e dos documentos por vencer.
- Documentos de Fornecedores por Liquidar, com as faturas por pagar agrupadas por fornecedor e o prazo de vencimento de cada uma.
Se o condómino recebe só dois ou três documentos, ou tudo junto num único PDF de resumo, é razoável pedir o detalhe, já que, com os documentos separados, cada um confere a parte que lhe interessa sem ter de decifrar contabilidade.
Mapa de despesas
O mapa de despesas agrupa as despesas do exercício por rubrica (limpeza, eletricidade, manutenção, seguros, jurídico e outras) e indica, para cada despesa, o fornecedor, a data, o valor e o documento de suporte. Sugiro que se comece pelo total e pela divisão entre rubricas, e se uma rubrica concentrar mais de 30% do total é razoável perguntar porquê.
Uma rubrica «Diversos» ou «Outras despesas» acima de 5% do total deixa despesas por explicar, quando uma despesa legítima tem sempre categoria própria.
Despesas sem documento de suporte identificado são um problema sério, já que a lei fiscal exige fatura ou recibo para todas as despesas e, sem eles, há ilegalidade fiscal e o condomínio fica exposto a coima.
Despesas extraordinárias sem decisão da assembleia também merecem atenção, porque cada despesa fora do orçamento precisa de uma deliberação. A regra é decidir antes, embora a despesa possa ser ratificada depois, na ata seguinte, com justificação concreta, como a urgência ou um ato de conservação. O que não pode existir é uma despesa fora do orçamento sem decisão nenhuma da assembleia, antes ou depois.
Reparações repetidas no mesmo equipamento, como três reparações no mesmo elevador num ano, indicam uma de duas coisas: ou a empresa foi mal escolhida, ou o equipamento está no fim de vida e a assembleia não foi informada.
Pagamentos a fornecedores sem contrato escrito tornam a relação informal, pelo que os preços podem subir sem controlo e se torna difícil comparar com outras propostas.
Extrato bancário
O extrato bancário é o documento mais difícil de alterar, porque vem diretamente do banco, e serve também para cruzar com o mapa de despesas, ou seja, cada despesa do mapa deve ter uma saída correspondente no extrato. Convém pedi-lo em formato digital (PDF ou CSV), o que facilita a leitura e o cruzamento.
Transferências sem beneficiário identificado são mau sinal, já que uma linha que diz só «Transferência», sem nome nem descrição, pode esconder um desvio para a conta pessoal do administrador.
Muito dinheiro em caixa é motivo de cuidado, porque o numerário do condomínio não deixa rasto, pelo que um saldo de caixa acima de 500 € deve ser explicado.
Receitas mais de 10% abaixo do orçamento mostram que a cobrança de quotas está a falhar, e nesse caso é aconselhável pedir a lista de devedores e a prova das notificações enviadas.
Diferenças entre o extrato e o mapa de despesas, seja por saídas do banco que não estão no mapa, seja por despesas do mapa sem saída no banco, revelam em qualquer dos casos um erro de contabilidade ou uma ocultação.
Várias transferências pequenas para o mesmo destinatário são a forma habitual de partir uma despesa para fugir aos limites de aprovação, pelo que convém somá-las e comparar o total com esses limites.
Balancete
O balancete compara o orçamento aprovado com o que aconteceu de facto e mostra os desvios por rubrica, as dívidas dos condóminos, os fornecedores por pagar e o resultado do exercício. É o documento que responde à pergunta principal, ou seja, se o condomínio está em equilíbrio.
Dívidas de condóminos acima de três meses de quotas pedem explicação, já que a cobrança extrajudicial é dever do administrador. Se os atrasos se prolongam, é aconselhável pedir o registo das notificações enviadas aos devedores e o plano de cobrança em curso.
Quotas em atraso acima do fundo de reserva deixam o condomínio sem margem para imprevistos, pelo que uma rotura de canos ou uma avaria do elevador obriga a uma quota extraordinária urgente.
Um resultado negativo ano após ano significa que as quotas não chegam para a despesa real ou que a despesa está descontrolada, e em qualquer dos casos o orçamento tem de ser revisto de imediato.
Fornecedores por pagar no fecho do exercício mostram que o condomínio fechou o ano com contas por pagar, o que traz risco de juros, de processos em tribunal e de cortes de serviço no ano seguinte.
O uso do fundo de reserva para despesa corrente indica que o condomínio está perto de não conseguir pagar as contas. O fundo destina-se por lei a despesas de conservação do edifício, e usá-lo para despesa corrente viola a finalidade fixada no artigo 4.º, n.º 1, do DL 268/94.
Fundo comum de reserva
O fundo comum de reserva é obrigatório nos termos do artigo 4.º do DL 268/94, e cada condómino contribui todos os anos com, pelo menos, 10% da sua quota-parte nas despesas do condomínio. O fundo serve para pagar obras de conservação extraordinária do edifício, como coberturas, fachadas, elevadores em fim de vida e redes do prédio, e não pode pagar despesa corrente.
Um saldo abaixo de 10% do orçamento anual, sem decisão para o repor, merece verificação, já que a lei exige que cada condómino contribua com pelo menos 10% da sua quota-parte nas despesas anuais. Nesse caso convém ver nas atas se a assembleia decidiu reforçar o fundo com outras receitas ou com uma quota extraordinária, e se não decidiu, o condomínio não está a cumprir a contribuição obrigatória.
Um saldo zero ou negativo, sem quota extraordinária aprovada para o repor, pode ser resolvido pela assembleia por deliberação, com outras receitas ou com uma quota extra, pelo que importa ver nas últimas atas se essa decisão foi tomada. Com o fundo vazio e sem decisão, qualquer obra imprevista obriga a uma quota urgente e atrasa a reparação.
Saídas do fundo para despesa corrente não são admissíveis, porque cada saída do fundo deve estar ligada a uma obra extraordinária aprovada em assembleia e pagar limpeza, eletricidade ou manutenção corrente com o fundo é ilegal.
O fundo na conta corrente, misturado com o resto, não viola a lei, que não obriga a uma conta separada. Ainda assim, a boa prática é manter o fundo numa conta bancária própria, identificada como tal, o que se defende bem em tribunal, e com o dinheiro misturado é mais fácil usá-lo mal e mais difícil conferi-lo.
Lista de verificação: 12 pontos a conferir antes da assembleia anual
Antes de votar as contas, sugiro que percorra esta lista, em que cada ponto vem dos sinais de alerta acima e se confere com os quatro documentos. Com os documentos à mão, a verificação demora entre 30 e 60 minutos.
Como decidir. Se três ou mais pontos falham, é aconselhável pedir esclarecimentos por escrito antes de votar, e se falham seis ou mais, o condómino tem fundamento para recusar a aprovação e pedir mais esclarecimentos na assembleia. Pode também aprovar com reserva, que fica registada em ata e protege o condomínio num eventual litígio.
Onde pode consultar os documentos
Os pontos 10 e 12 da lista dizem muito sobre a gestão do condomínio, já que, se para ver documentos é preciso ir ao escritório em horário de expediente, pedir e voltar, a verificação acaba por não se fazer. Sugiro que pergunte ao administrador onde pode ver as contas, as atas, os contratos e os extratos bancários, e se o pode fazer a qualquer hora, sem ter de pedir.
Se encontrar problemas
Um sinal de alerta não prova má-fé do administrador, e pode tratar-se apenas de um erro de contabilidade ou de desorganização. O primeiro passo é pedir esclarecimento por escrito, por e-mail, com um prazo de resposta razoável, de 10 a 15 dias úteis, e com a indicação do ponto da lista que falhou.
Se a resposta for vaga ou não chegar, a questão deve ser levada à assembleia, pedindo que a resposta fique em ata e que seja entregue cópia dos documentos de suporte. Se mesmo assim os documentos não aparecerem, há fundamento para recusar a aprovação das contas e, em último caso, destituir o administrador. Caso o condomínio decida mudar de administrador, os passos estão explicados no guia sobre a mudança de administrador.
Para condomínios em Portimão, Lagoa, Alvor e Lagos
Na Condoarade, o Relatório de Gestão e Contas e os documentos financeiros separados seguem com a convocatória, e cada condómino pode consultar as contas, os documentos, as atas e os extratos bancários do prédio a qualquer hora, na plataforma.
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