Como saber se a administração do seu condomínio é digital na prática
Quase todas as administrações de condomínios se dizem hoje digitais, e a palavra serve tanto a quem tem uma plataforma a funcionar como a quem apenas trocou a carta registada pelo e-mail. Reunimos aqui sete perguntas que permitem perceber qual é o caso do seu condomínio, e que se respondem em dez minutos, sem conhecimentos técnicos e sem depender da boa vontade de quem administra.
Ter e-mail não chega
O equívoco mais comum é achar que uma administração é digital por usar e-mail. Enviar a convocatória por e-mail, mandar as contas em PDF e ter um formulário de contacto no site é correspondência eletrónica, o que tem a vantagem de substituir o papel. A informação, porém, continua só do lado de quem administra, pelo que o condómino continua a ter de a pedir.
A diferença está em quem tem acesso à informação e quando. Numa administração verdadeiramente digital, o condómino vê os dados do prédio a qualquer hora e atualizados, sem ter de pedir o extrato, sem esperar pela resposta e sem ter de confiar que lhe enviaram tudo. Por seu lado, a administração, sabendo que a informação está à vista, mantém-na com mais cuidado.
O aspeto da aplicação conta pouco, e a pergunta que interessa é esta: a informação do meu prédio está do meu lado, ou continua do lado de quem administra?
Sete perguntas para fazer à sua administração
Cada pergunta responde-se com sim ou não, e a resposta pode ser conferida:
Quatro ou mais respostas negativas indicam uma administração que se diz digital e funciona como antes. Pode tratar-se de uma administração rigorosa e competente, mas que, ainda assim, obriga o condómino a depender dela para ver informação que hoje se pode pôr à sua disposição sem dificuldade técnica nem custo relevante.
O que uma plataforma consegue medir
Uma parte disto pode ser medida, já que quem fornece programas de gestão de condomínios consegue medir, nos seus clientes, o que cada administração usa de facto. Os indicadores que essas empresas escolhem mostram a diferença entre usar a plataforma e tê-la apenas para mostrar.
A adesão dos condóminos mede a percentagem de proprietários que entra na plataforma e paga por meios automáticos, já que, se ninguém abre a plataforma, o condómino não ganha nada com ela.
A automação de processos abrange a integração bancária, o e-mail certificado e o lançamento de despesas em lote, que são os pontos onde o trabalho manual traz erros e atrasos.
A formação da equipa conta porque, se quem usa o sistema não teve formação, o sistema fica a servir de arquivo de ficheiros.
Do lado do condómino, isto traduz-se no seguinte. Com a integração bancária, o pagamento entra na conta certa sem ninguém o escrever à mão, o que significa menos erros e menos discussões sobre quotas dadas como não pagas. O e-mail certificado prova que a convocatória foi recebida, e é essa prova que sustenta a validade das deliberações da assembleia, que sem ela ficam mais expostas a impugnação. Quanto ao lançamento em lote, evita que uma fatura de trinta linhas seja copiada à mão trinta vezes.
São três pontos onde, pela nossa experiência, o condomínio perde dinheiro ou põe em risco a validade das suas decisões.
Sinais de alerta
«Peça-me o extrato e eu envio.» Quando a informação depende de um pedido e de uma resposta, o condómino não tem acesso próprio e fica dependente de quem o atende, por mais disponível que seja.
Documentos que só existem em anexos de e-mail ficam espalhados pelas caixas de correio de várias pessoas, sem um arquivo permanente, e quando um condómino vende a fração ou a administração muda, essa documentação perde-se.
A convocatória por e-mail simples, sem prova de receção, deixa a deliberação mais frágil. A lei admite a comunicação à distância, mas a deliberação apoia-se na prova de que a convocatória chegou, e o e-mail simples não prova a receção.
Uma plataforma que existe e ninguém usa é o caso da administração que tem plataforma, mas responde a tudo por telefone e e-mail, sem que nenhum vizinho saiba entrar, pelo que o condomínio paga o programa e não tira dele proveito.
Contas apresentadas só uma vez por ano levam o condómino que só vê números na assembleia anual a aprovar doze meses de decisões com informação que recebeu uma semana antes. Para saber o que procurar nesses documentos, o guia sobre como ler as contas do condomínio percorre-os um a um.
O que muda para o condómino
Uma administração digital encurta o tempo entre um facto acontecer e o condómino o poder conferir. Numa gestão em papel esse tempo é de um ano, ou seja, o que aconteceu em fevereiro discute-se na assembleia do ano seguinte, quando já ninguém se lembra do contexto e já não há nada a corrigir, enquanto numa gestão digital são dias.
Isto tem consequências concretas, já que uma despesa mal lançada é apanhada a tempo de ser corrigida e uma quota em atraso vê-se antes de se tornar uma dívida que obriga a ir a tribunal. Da mesma forma, uma obra que derrapou discute-se quando ainda dá para renegociar, e a administração, sabendo que as contas estão sempre à vista, trabalha com mais rigor.
Em prédios com proprietários ausentes ou estrangeiros a diferença é maior, porque quem vive fora do país não vai a assembleias presenciais nem passa pelo escritório e, se não puder ver as contas a qualquer hora, acaba por aprovar contas que nunca leu.
Para condomínios em Portimão, Lagoa, Alvor e Lagos
Na Condoarade, cada condómino vê as contas, os documentos e as atas do seu prédio a qualquer hora, na Área de Cliente. As assembleias fazem-se por videoconferência, ao abrigo do artigo 1.º-A do Decreto-Lei n.º 268/94, ou presencialmente se a assembleia o deliberar, e comunicamos em português e inglês. O fundo comum de reserva tem conta própria e demonstração própria nas contas anuais, e o resto está explicado na página Como trabalhamos.
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